đŸ§‘â€đŸ’Œ « Je me suis ennuyĂ© pendant 30 mn… », rien de pire pour une rĂ©union

đŸ§‘â€đŸ’Œ "Je me suis ennuyĂ© pendant 30 mn...", rien de pire pour une rĂ©union
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La semaine, je publie des posts qui ont un rapport de prĂšs ou de loin avec le monde de la finance, de l’entrepreneuriat, ou de la gestion de patrimoine. Mais le dimanche, l’article est en gĂ©nĂ©ral tournĂ© vers la vie de Nyko ou des idĂ©es que nous avons. D’ailleurs, je la diffuse largement sur LinkedIn via ma Newsletter. Aujourd’hui, je vous parle de rĂ©union !

La réunion, ce caillou dans la chaussure du manager

Je vais commencer Ă  aborder la rĂ©union par le cĂŽtĂ© manager ou animateur. Le but de celui qui prĂ©sente est souvent de faire passer un message, un nouveau process. Il y a, pour lui, un intĂ©rĂȘt Ă  ce que les gens qui seront prĂ©sents soient lĂ . Il en est d’ailleurs sĂ»r. La premiĂšre erreur est souvent de croire que le contenu, Ă  lui seul, fera le job.

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J’ai eu plusieurs vies de manager, et j’ai eu frĂ©quemment des dĂ©sillusions en sortant de rĂ©unions. Je m’étais dit que tel ou tel sujet Ă©tait tellement important, que les personnes prĂ©sentes Ă©couteraient, comprendraient, seraient captivĂ©es. Mais se fier seulement au fond, en nĂ©gligeant la forme, est une erreur.

đŸ§‘â€đŸ’Œ "Je me suis ennuyĂ© pendant 30 mn...", rien de pire pour une rĂ©union

La forme, je vais d’ores et dĂ©jĂ  vous le dire, je vais vous demander vos tips, les points que vous mettez en place pour que la rĂ©union, soit THE REUNION. Celle que l’on ne veut pas louper, pas rater. Bien sĂ»r, quelques Ă©lĂ©ments peuvent ĂȘtre mis en avants, mais il en faudra bien plus pour rendre les rĂ©unions inratables. DurĂ©e de la rĂ©union, format, prise de parole


La rĂ©union, l’épisode 3241 du collaborateur

Je vous vois dĂ©jĂ  rire, mais oui, quand on demande Ă  un collaborateur, mĂȘme moi, de venir aux rĂ©unions, souvent, on a l’impression qu’elles s’enchaĂźnent, mais que l’on n’y apprend rien. C’est d’ailleurs frustrant de se dire que la prochaine heure sera “perdue”, car le sujet, la thĂ©matique, ou bien mĂȘme le format n’est pas adaptĂ©.

Il est aussi trĂšs facile de juger une rĂ©union en Ă©tant collaborateur invitĂ© sans prendre en compte le travail fourni par l’animateur. Pour autant, la rĂ©union n’est souvent pas mise en place par routine, mais bel et bien pour passer un message, un process. Nous allons donc tenter de vous faire passer de spectateur d’une rĂ©union Ă  acteur de celle-ci.

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Disrupter les réunions

Ce terme, appris en Ă©changeant avec beaucoup de personnes Ă©voluant dans le monde des startups, est la volontĂ© de changer les choses, casser les codes. Ils le font dans leur travail, mais le format de rĂ©union a souvent la peau dure. Casser les codes de la rĂ©union n’est donc pas chose simple, mais je vais tenter de vous lister les premiers tips auxquels nous avons pensĂ©.

Quand je dis nous, je parle des associĂ©s Nyko. Nous avons la volontĂ© de changer les choses et faire en sorte que les rĂ©unions by Nyko soient des moments oĂč l’on veut ĂȘtre. Pour tout vous dire, nous avons aussi demandĂ© Ă  nos collaborateurs de rĂ©flĂ©chir au sujet, afin d’avoir une multitude d’idĂ©es. La rĂ©union leur est souvent dĂ©diĂ©e, nous leur demandons de quoi ils ont besoins ou envies. Cela nous permettra d’en tirer les meilleures idĂ©es.

La durée de la réunion

Premier sujet, la durĂ©e. Il faut faire en sorte que la durĂ©e soit en adĂ©quation avec le message Ă  passer. Une prĂ©sentation de produits ou solutions prend plus de temps en gĂ©nĂ©ral que la prĂ©sentation d’un process. Timer sa rĂ©union, c’est permettre aux gens de s’organiser, et permettre Ă  l’animateur de ne pas voir des yeux vissĂ©s sur les montres ou tĂ©lĂ©phones.

Pour ma part, une durĂ©e allant de 30 Ă  40 minutes, me convient. Au delĂ , il m’est compliquĂ© de me focaliser sur le sujet. Maintenant, si le sujet m’intĂ©resse au plus haut point, il est sĂ»r que la durĂ©e ne me pose aucun soucis.

Le public visé

Vous envoyez une rĂ©union groupĂ©e Ă  tous vos collaborateurs par routine. Si le sujet principal ne concerne qu’une partie, vous savez dĂ©jĂ  que certains seront frustrĂ©s. C’est ainsi qu’en rĂ©flĂ©chissant Ă  la mise en place de vos rĂ©unions, je pense qu’il est important de savoir Ă  quel public on veut s’adresser. Si la rĂ©union a pour but de parler de process back office, je ne vois pas l’intĂ©rĂȘt d’y mĂȘler une force commerciale


Cela nĂ©cessite donc une capacitĂ© Ă  analyser, rĂ©flĂ©chir au message Ă  passer et faire en sorte que ce message soit dĂ©livrĂ© au bon public. Informer toute la sociĂ©tĂ© d’un sujet particulier, dĂ©diĂ© Ă  un service, n’a peut-ĂȘtre pas un grand intĂ©rĂȘt en rĂ©union.

Valider son ou ses objectifs

Une rĂ©union a un but ou un objectif, peut ĂȘtre mĂȘme plusieurs. DĂ©finir dans le cahier de charges de la prĂ©paration de la rĂ©union l’objectif est dĂ©jĂ  un point important. Je pense qu’il faut le transmettre en amont aux Ă©quipes afin qu’ils comprennent la dĂ©marche. Savoir que la rĂ©union de 11H a pour but de valider le process de vente sur un produit particulier permet dĂ©jĂ  de prĂ©parer les questions ou avis sur ce point prĂ©cis.

MaĂźtriser son objectif, c’est aussi pouvoir juger si la rĂ©union a Ă©tĂ© prolifique. Le jugement sera donc principalement sur la question de l’atteinte de l’objectif annoncĂ© par email en amont.

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Permettre l’absence, ou donner l’envie de venir

Un des premiers points que nous avons abordĂ©s est la capacitĂ© des personnes de ne pas venir. Ne le prĂ©sentons pas comme cela d’ailleurs. L’option de pouvoir participer si le sujet intĂ©resse le collaborateur. DĂ©finir que certaines rĂ©unions sont donc optionnelles et sont au bon vouloir du participant.

Nous ne forçons personne à venir, mais nous allons plutÎt travailler sur le format et contenu afin de donner envie aux personnes de venir. La vision du management est bien différente donc, la plupart des réunions seront donc optionnelles, mais il sera de notre fait de leur donner envie de venir. 

Alterner les sujets 

Pourquoi instaurer que tous les mardis Ă  11h, nous allons parler de mĂ©thodes de ventes avec les commerciaux. Cela rĂ©duit le champ des possibles, et ceux qui ont besoin d’autres aides, tips se sentent bien seuls. Il existe une multitude de sujets qu’il est possible d’aborder en rĂ©unions :

  • Cas clients
  • SuccĂšs
  • Objections
  • Process
  • MĂ©thodes de vente
  • 


Mettre tous ces sujets dans une mĂȘme rĂ©union semble compliquĂ©, mais faire tourner le sujet de la rĂ©union, peut ĂȘtre une solution pour permettre Ă  chacun de piocher dans le sujet qui l’intĂ©resse selon son actualitĂ©. 

L’interaction

VoilĂ  le sujet principal, l’interaction entre le public prĂ©sent et l’animateur ou mĂȘme l’invitĂ© de la rĂ©union. C’est un sujet compliquĂ©, la prise de parole en groupe peut ĂȘtre un point complexe pour certains, entre peur de dire une bĂȘtise, timiditĂ©, ou mĂȘme la sensation de ne pas ĂȘtre lĂ©gitime pour poser cette question. Toutes les raisons sont propices Ă  ne rien dire. Mais du coup, qui posera la question dont le public veut la rĂ©ponse, qui osera


Une des solutions que j’ai pu voir sur LinkedIn est la question anonyme. J’aime beaucoup, cela lĂšve dĂ©jĂ  le voile de la timiditĂ© ou lĂ©gitimitĂ©. Il existe d’autres solutions pour interagir avec le public, quizz interactif, QCM, jeu de Q/R, tout peut y passer.

Mais l’interaction dans une rĂ©union permet de la faire vivre, et avoir des rĂ©ponses prĂ©cises Ă  des questions terrains. C’est donc un point important. 

Nous allons donc travailler sur des réunions différentes, fond, forme, lieu. Je vous donnerai un débrief de ce que nous allons mettre en place. En attendant, je suis preneur de toutes vos initiatives.

Que mettez-vous en place pour vos réunions ?

Je suis donc preneur de toutes vos idĂ©es, vos tips, que ce soit cĂŽtĂ© manager, animateur ou bien en tant que public prĂ©sent aux rĂ©unions. Je pense que nous avons tous des idĂ©es, et que certaines peuvent permettre de dynamiser la vie de l’entreprise et faire en sorte de crĂ©er une unitĂ©, une Ă©quipe, motivĂ©e par le sujet et le challenge Ă  relever.

Je voudrais savoir ce que vous mettez en place pour faire en sorte que vos rĂ©unions soient inratables, Ă  vos commentaires. À tous ceux qui laissent un commentaire, je vous enverrai le guide PDF des tips pour une rĂ©union rĂ©ussie
 Ceux qui n’ont pas de tips, mais veulent le guide, un petit like et un commentaire “the reunion”, et je vous inclus dans le mail Ă  venir.

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Nicolas
Nicolas

Nicolas est spécialisé en Gestion de Patrimoine et est le CEO de Nyko.

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