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🧑‍💼 « Je me suis ennuyĂ© pendant 30 mn… », rien de pire pour une rĂ©union

🧑‍💼 "Je me suis ennuyé pendant 30 mn...", rien de pire pour une réunion
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La semaine, je publie des posts qui ont un rapport de près ou de loin avec le monde de la finance, de l’entrepreneuriat, ou de la gestion de patrimoine. Mais le dimanche, l’article est en général tourné vers la vie de Nyko ou des idées que nous avons. D’ailleurs, je la diffuse largement sur LinkedIn via ma Newsletter. Aujourd’hui, je vous parle de réunion !

La réunion, ce caillou dans la chaussure du manager

Je vais commencer à aborder la réunion par le côté manager ou animateur. Le but de celui qui présente est souvent de faire passer un message, un nouveau process. Il y a, pour lui, un intérêt à ce que les gens qui seront présents soient là. Il en est d’ailleurs sûr. La première erreur est souvent de croire que le contenu, à lui seul, fera le job.

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J’ai eu plusieurs vies de manager, et j’ai eu fréquemment des désillusions en sortant de réunions. Je m’étais dit que tel ou tel sujet était tellement important, que les personnes présentes écouteraient, comprendraient, seraient captivées. Mais se fier seulement au fond, en négligeant la forme, est une erreur.

🧑‍💼 "Je me suis ennuyé pendant 30 mn...", rien de pire pour une réunion

La forme, je vais d’ores et déjà vous le dire, je vais vous demander vos tips, les points que vous mettez en place pour que la réunion, soit THE REUNION. Celle que l’on ne veut pas louper, pas rater. Bien sûr, quelques éléments peuvent être mis en avants, mais il en faudra bien plus pour rendre les réunions inratables. Durée de la réunion, format, prise de parole…

La réunion, l’épisode 3241 du collaborateur

Je vous vois déjà rire, mais oui, quand on demande à un collaborateur, même moi, de venir aux réunions, souvent, on a l’impression qu’elles s’enchaînent, mais que l’on n’y apprend rien. C’est d’ailleurs frustrant de se dire que la prochaine heure sera “perdue”, car le sujet, la thématique, ou bien même le format n’est pas adapté.

Il est aussi très facile de juger une réunion en étant collaborateur invité sans prendre en compte le travail fourni par l’animateur. Pour autant, la réunion n’est souvent pas mise en place par routine, mais bel et bien pour passer un message, un process. Nous allons donc tenter de vous faire passer de spectateur d’une réunion à acteur de celle-ci.

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Disrupter les réunions

Ce terme, appris en échangeant avec beaucoup de personnes évoluant dans le monde des startups, est la volonté de changer les choses, casser les codes. Ils le font dans leur travail, mais le format de réunion a souvent la peau dure. Casser les codes de la réunion n’est donc pas chose simple, mais je vais tenter de vous lister les premiers tips auxquels nous avons pensé.

Quand je dis nous, je parle des associés Nyko. Nous avons la volonté de changer les choses et faire en sorte que les réunions by Nyko soient des moments où l’on veut être. Pour tout vous dire, nous avons aussi demandé à nos collaborateurs de réfléchir au sujet, afin d’avoir une multitude d’idées. La réunion leur est souvent dédiée, nous leur demandons de quoi ils ont besoins ou envies. Cela nous permettra d’en tirer les meilleures idées.

La durée de la réunion

Premier sujet, la durĂ©e. Il faut faire en sorte que la durĂ©e soit en adĂ©quation avec le message Ă  passer. Une prĂ©sentation de produits ou solutions prend plus de temps en gĂ©nĂ©ral que la prĂ©sentation d’un process. Timer sa rĂ©union, c’est permettre aux gens de s’organiser, et permettre Ă  l’animateur de ne pas voir des yeux vissĂ©s sur les montres ou tĂ©lĂ©phones.

Pour ma part, une durée allant de 30 à 40 minutes, me convient. Au delà, il m’est compliqué de me focaliser sur le sujet. Maintenant, si le sujet m’intéresse au plus haut point, il est sûr que la durée ne me pose aucun soucis.

Le public visé

Vous envoyez une réunion groupée à tous vos collaborateurs par routine. Si le sujet principal ne concerne qu’une partie, vous savez déjà que certains seront frustrés. C’est ainsi qu’en réfléchissant à la mise en place de vos réunions, je pense qu’il est important de savoir à quel public on veut s’adresser. Si la réunion a pour but de parler de process back office, je ne vois pas l’intérêt d’y mêler une force commerciale…

Cela nécessite donc une capacité à analyser, réfléchir au message à passer et faire en sorte que ce message soit délivré au bon public. Informer toute la société d’un sujet particulier, dédié à un service, n’a peut-être pas un grand intérêt en réunion.

Valider son ou ses objectifs

Une réunion a un but ou un objectif, peut être même plusieurs. Définir dans le cahier de charges de la préparation de la réunion l’objectif est déjà un point important. Je pense qu’il faut le transmettre en amont aux équipes afin qu’ils comprennent la démarche. Savoir que la réunion de 11H a pour but de valider le process de vente sur un produit particulier permet déjà de préparer les questions ou avis sur ce point précis.

Maîtriser son objectif, c’est aussi pouvoir juger si la réunion a été prolifique. Le jugement sera donc principalement sur la question de l’atteinte de l’objectif annoncé par email en amont.

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Permettre l’absence, ou donner l’envie de venir

Un des premiers points que nous avons abordés est la capacité des personnes de ne pas venir. Ne le présentons pas comme cela d’ailleurs. L’option de pouvoir participer si le sujet intéresse le collaborateur. Définir que certaines réunions sont donc optionnelles et sont au bon vouloir du participant.

Nous ne forçons personne à venir, mais nous allons plutôt travailler sur le format et contenu afin de donner envie aux personnes de venir. La vision du management est bien différente donc, la plupart des réunions seront donc optionnelles, mais il sera de notre fait de leur donner envie de venir. 

Alterner les sujets 

Pourquoi instaurer que tous les mardis à 11h, nous allons parler de méthodes de ventes avec les commerciaux. Cela réduit le champ des possibles, et ceux qui ont besoin d’autres aides, tips se sentent bien seuls. Il existe une multitude de sujets qu’il est possible d’aborder en réunions :

  • Cas clients
  • Succès
  • Objections
  • Process
  • MĂ©thodes de vente
  • …

Mettre tous ces sujets dans une même réunion semble compliqué, mais faire tourner le sujet de la réunion, peut être une solution pour permettre à chacun de piocher dans le sujet qui l’intéresse selon son actualité. 

L’interaction

Voilà le sujet principal, l’interaction entre le public présent et l’animateur ou même l’invité de la réunion. C’est un sujet compliqué, la prise de parole en groupe peut être un point complexe pour certains, entre peur de dire une bêtise, timidité, ou même la sensation de ne pas être légitime pour poser cette question. Toutes les raisons sont propices à ne rien dire. Mais du coup, qui posera la question dont le public veut la réponse, qui osera…

Une des solutions que j’ai pu voir sur LinkedIn est la question anonyme. J’aime beaucoup, cela lève déjà le voile de la timidité ou légitimité. Il existe d’autres solutions pour interagir avec le public, quizz interactif, QCM, jeu de Q/R, tout peut y passer.

Mais l’interaction dans une réunion permet de la faire vivre, et avoir des réponses précises à des questions terrains. C’est donc un point important. 

Nous allons donc travailler sur des réunions différentes, fond, forme, lieu. Je vous donnerai un débrief de ce que nous allons mettre en place. En attendant, je suis preneur de toutes vos initiatives.

Que mettez-vous en place pour vos réunions ?

Je suis donc preneur de toutes vos idées, vos tips, que ce soit côté manager, animateur ou bien en tant que public présent aux réunions. Je pense que nous avons tous des idées, et que certaines peuvent permettre de dynamiser la vie de l’entreprise et faire en sorte de créer une unité, une équipe, motivée par le sujet et le challenge à relever.

Je voudrais savoir ce que vous mettez en place pour faire en sorte que vos réunions soient inratables, à vos commentaires. À tous ceux qui laissent un commentaire, je vous enverrai le guide PDF des tips pour une réunion réussie… Ceux qui n’ont pas de tips, mais veulent le guide, un petit like et un commentaire “the reunion”, et je vous inclus dans le mail à venir.

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Nicolas
Nicolas

Nicolas est spécialisé en Gestion de Patrimoine et est le CEO de Nyko.

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